Wie die baden-württembergische Justiz Ihre personenbezogenen Daten bei der 
Organisation und Durchführung von Veranstaltungen verarbeitet 
(Informationen gemäß Artikel 13, 14 und 26 der Datenschutz-Grundverordnung)

Sie sind vom Ministerium der Justiz und für Migration Baden-Württemberg zu einer Veranstaltung eingeladen worden, die wir gemeinsam mit einer anderen Stelle organisieren. Bei Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Organisation und bei der Durchführung dieser Veranstaltung ist uns der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten wichtig, weshalb wir höchsten Anforderungen an die Sicherheit Ihrer Daten genügen. Mit einer Vereinbarung stellen wir sicher, dass die datenschutzrechtlichen Anforderungen bei allen Verantwortlichen gewahrt werden und Sie Ihre Rechte nach dem Datenschutzrecht unkompliziert wahrnehmen können. Mit den folgenden Hinweisen möchten wir Sie darüber informieren,

• an wen Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Rechte oder bei Fragen zum Datenschutz wenden können,
• auf welcher Grundlage wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten,
• wie wir mit Ihren personenbezogenen Daten umgehen und
• welche Rechte Sie nach dem Datenschutzrecht gegenüber uns haben.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage der Vorschriften der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und des Landesdatenschutzgesetzes, die Sie http://eur-lex.europa.eu/ (Recht der Europäischen Union) und http://www.landesrecht-bw.de (Recht des Landes Baden-Württemberg) in der jeweils geltenden Fassung abrufen können.

Informationen zum Schutz personenbezogener Daten bei der Nutzung unseres allgemeinen Online-Angebots finden Sie hier.

1.        Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden? 

a)       Verantwortliche Stellen

 Ihre personenbezogenen Daten werden unter der Verantwortung folgender Stellen verarbeitet:

b)       Ihr Ansprechpartner bei Fragen zum Schutz personenbezogener Daten: die oder der Datenschutzbeauftragte des Ministeriums der Justiz und für Migra-tion
 

Im Ministerium der Justiz und für Migration gibt es eine für den Datenschutz zu- ständige Person, an die Sie sich mit datenschutzrechtlichen Fragen – auch ver- traulich – wenden können: 

Der behördliche Datenschutzbeauftragte des Ministeriums der Justiz und für Migration wird Ihre Anfrage erforderlichenfalls an die für die konkrete Verarbeitung zuständige unter a) genannte Stelle weiterleiten; es steht Ihnen frei, sich auch direkt an den deren behördlichen Datenschutzbeauftragten zu wenden, dessen Kontaktdaten Sie auf der Internetseite der jeweiligen Stelle unter der Rubrik „Datenschutz“ erfahren.

2.        Zu welchen Zwecken verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten und aufgrund welcher Rechtsgrundlagen?
 

Bei der Vorbereitung einer Veranstaltung werden 

• Ihr Name,
• Ihre Zugehörigkeit zu einer Institution,
• Ihre Funktion innerhalb dieser Einrichtung sowie
• Ihre Kontaktdaten

verarbeitet, soweit dies zur Organisation und Durchführung der Veranstaltung erforderlich ist. Für diese Verarbeitung können wir uns auf die Rechtsgrundlage in Artikel 6 Absatz 1 Unterabsatz 1 Buchstabe e DS-GVO stützen, soweit unser Kontakt zu Ihnen im Rahmen unserer Aufgabenerfüllung stattfindet. Dies wird in der Regel dann der Fall sein, wenn Sie in einem Dienstverhältnis zum Land Baden- Württemberg, zur Europäischen Union oder der Bundesrepublik Deutschland stehen und wir im Rahmen der Erfüllung Ihrer oder unserer Dienstaufgaben mit Ihnen zusammenarbeiten. Im Übrigen, insbesondere, soweit Sie aufgrund eines sonstigen beruflichen oder privaten Interesses mit uns in Verbindung stehen, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Unterabsatz 1 Buchstabe a DS-GVO und Ihrer Einwilligung, die Sie jederzeit durch einfache Erklärung uns gegenüber widerrufen können. 

Bei Veranstaltungen können auch Bild-, Ton- und Videoaufnahmen angefertigt und in Pressemitteilungen, im Intranet der Justiz Baden-Württemberg oder auch im Internet veröffentlicht werden. Dies geschieht zu Zwecken der Öffentlichkeitsarbeit auf der Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Unterabsatz 1 Buchstabe e DS-GVO in Verbindung mit § 4 LDSG und dem verfassungsrechtlichen Auftrag der Landesregierung sowie der Justiz zur Öffentlichkeitsarbeit.

Zu anderen als den genannten Zwecken werden Ihre personenbezogenen Daten nur weiterverarbeitet, wenn es eine gesetzliche Grundlage für die jeweilige Datenverarbeitung gibt oder, wenn Sie in eine solche Weiterverarbeitung vorher ausdrücklich eingewilligt haben.

3.        Aus welchen Quellen stammen Ihre personenbezogenen Daten?
 

Ihre Kontaktdaten liegen uns bereits vor, wenn Sie beim Land Baden-Württemberg beschäftigt sind oder aufgrund anderer Umstände bereits mit uns in Kontakt stehen. In den übrigen Fällen werden uns die entsprechenden Daten von den unter 1. a) genannten Stellen übermittelt, z. B. wenn bei Amtseinführungsfeiern Amts- träger die Namen ihrer einzuladenden Angehörigen und Freunde benennen.

Wenn während der Veranstaltung Bild-, Ton- oder Videoaufnahmen angefertigt werden, geschieht dies in aller Regel mit Ihrer Kenntnis; es kann aber aufgrund der Umstände auch dazu kommen, dass Ihre Person oder Ihre Stimme zufällig auf Bildern beziehungsweise Videoaufnahmen mit Tonaufzeichnung erfasst wird.

Im Übrigen findet eine unabhängige systematische Erhebung oder sonstige Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei uns nicht statt.

4.        Wem gegenüber werden Ihre personenbezogenen Daten offengelegt?
 

Die für die Organisation und Durchführung der Veranstaltung erforderlichen personenbezogenen Daten werden den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der unter 1. a) genannten Stellen gegenüber offengelegt, soweit dies zu diesen Zwecken erforderlich ist. Eine Offenlegung erfolgt auch, wenn für die Durchführung der Veranstaltung ein Saal- oder Sitzplan zur Orientierung der Gäste ausgelegt oder ausgehängt wird.

Mit Ihrer Einwilligung werden Ihre Stammdaten auch in das Verzeichnis der Gäste aufgenommen. 

Für die Anfertigung von Bild-, Ton- und Videoaufnahmen bedienen wir uns unter Umständen nach sorgfältiger Auswahl eines Fotografen oder eines Kameramannes, der diese Aufnahmen in unserem Auftrag anfertigt. Bild- oder Videoaufnahmen können auch in unserem Internetangebot veröffentlicht werden. Bei der Auswahl zu veröffentlichender Aufnahmen sind wir bemüht, diese so auswählen, dass möglichst keine oder nur wenige Personen gezeigt werden, welche die Anfertigung der Aufnahmen ihrer Person nicht bemerkt haben könnten und deshalb keine Gelegenheit zum Widerspruch hatten. 

Eine Weitergabe Ihrer Kontaktdaten an Dritte erfolgt im Übrigen nur auf der Grundlage einer gesetzlichen Befugnis oder mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung.

5.        Wie lange speichern wir Ihre personenbezogenen Daten?
 

Personenbezogene Daten, die für die Organisation und Durchführung der Veranstaltung zu den Akten gelangt sind, unterliegen einer regulären Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. 

Bild-, Video- und Tonaufnahmen werden für eine Dauer von fünf Jahren gespeichert. Wenn eine Veröffentlichung in unserem Internetangebot oder im Intranet der Justiz erfolgt ist, wird die dazugehörige Mitteilung in aller Regel nach Ablauf von fünf Jahren gelöscht.

6.         Sind Sie verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten bereitzustellen?
 

Eine Verpflichtung zur Bereitstellung ihrer personenbezogenen Daten kann im Rahmen Ihres Beschäftigungsverhältnisses bestehen. Im Übrigen erfolgt sie freiwillig; erteilen Sie Ihre Einwilligung zur Aufnahme Ihrer Stammdaten in das Gästeverzeichnis nicht, werden unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter diese nicht darin aufnehmen. Lehnen Sie die Zurverfügungstellung Ihrer Kontaktdaten gänzlich ab, hat dies lediglich zur Folge, dass Sie an der Veranstaltung nicht teilnehmen können.

7.         Es erfolgen keine automatisierte Entscheidungsfindung und kein Profiling

8.        Ihre Rechte als betroffene Person 

Um Ihre personenbezogenen Daten wirksam zu schützen, gewährt Ihnen das Datenschutzrecht eine Reihe von Rechten, die Sie uns gegenüber geltend machen können. Dabei steht es Ihnen frei, ob Sie sich an das Ministerium der Justiz und für Migration wenden oder an eine der anderen unter 2. genannten Stellen - wir werden Ihren Antrag erforderlichenfalls an die nach der internen Arbeitsteilung zu- ständige Stelle weiterleiten, es sei denn Sie wünschen eine vertrauliche Behandlung.

a)        Recht auf Auskunft, Artikel 15 DS-GVO 

Gemäß Artikel 15 Absatz 1 DS-GVO haben Sie das Recht auf Auskunft darüber, ob wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten; ist dies der Fall, haben Sie Anspruch auf weitere Informationen.

b)       Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung, Artikel 16, 17 und 18 DS-GVO 

Wir sind Ihnen dankbar, wenn Sie uns über Änderungen Ihrer Kontaktdaten informieren, damit wir Sie auch weiter auf dem Laufenden halten können. Sie haben aber nach Artikel 16 DS-GVO auch das Recht, von uns unverzüglich die Berichtigung unrichtiger Daten und die Vervollständigung unvollständiger Daten – auch mittels einer ergänzenden Erklärung – zu verlangen.

c)       Ihr Recht auf Widerruf (Artikel 7 Absatz 3 Satz 1 DS-GVO) beziehungsweise Widerspruch (Artikel 21 DS-GVO) 

Verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage einer Einwilligung, können Sie diese jederzeit uns gegenüber auch ohne Angabe von Gründen gemäß Artikel 7 Absatz 3 Satz 1 DS-GVO widerrufen.

Im Übrigen haben Sie gemäß Artikel 21 DS-GVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen. Wir dürfen in einem solchen Fall die Verarbeitung Ihrer Daten nur fortsetzen, wenn ein zwingender Grund vorliegt.

d)       Ihr Recht auf Beschwerde bei dem Landesbeauftragten für den Datenschutz, Artikel 77 DS-GVO 

Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ernst. Mit Ihrem Anliegen bezüglich Ihrer von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten können Sie sich jederzeit an uns wenden. 

Es steht Ihnen aber auch frei, sich mit einer Beschwerde an eine Datenschutz- Aufsichtsbehörde zu wenden und sich über unsere Verarbeitung Ihrer personen- bezogenen Daten zu beschweren. Sie können sich hierbei an die Aufsichtsbehörde Ihres Mitgliedstaates wenden oder an die unabhängige Aufsichtsbehörde des Landes Baden-Württemberg, den